Kenapa EMKL dan Forwarder Masih Harus Mengecek Dokumen Depo Secara Manual?

JAKARTA — Dalam aktivitas logistik dan kepelabuhanan, kecepatan informasi memiliki pengaruh besar terhadap kelancaran operasional. Bagi EMKL dan forwarder, proses pengurusan container tidak berhenti pada perpindahan barang dari satu titik ke titik lainnya. Ada berbagai informasi dan dokumen yang harus dipastikan sebelum sebuah aktivitas dapat dilanjutkan, termasuk ketika container berhubungan dengan depo.

Pada praktiknya, proses tersebut masih dapat melibatkan berbagai kanal komunikasi. Informasi bisa diterima melalui WhatsApp, email, telepon, dokumen digital, maupun komunikasi langsung dengan pihak terkait. Masing-masing kanal memang memiliki fungsi dan sudah menjadi bagian dari kebiasaan operasional industri. Namun, ketika volume pekerjaan semakin besar, semakin banyak container yang harus ditangani, dan semakin banyak pihak yang terlibat, pola komunikasi yang tersebar dapat membuat proses pengecekan menjadi semakin panjang.

Persoalannya bukan semata-mata apakah informasi tersedia atau tidak. Persoalan yang lebih besar adalah seberapa cepat informasi tersebut dapat ditemukan, diverifikasi, dan digunakan oleh pihak yang memang membutuhkannya.

Bagi EMKL dan forwarder, satu informasi yang terlambat dikonfirmasi dapat berdampak pada rangkaian aktivitas berikutnya. Karena itu, digitalisasi layanan depo seharusnya tidak hanya dilihat dari sisi internal depo, tetapi juga dari sisi pengguna layanan yang setiap hari berinteraksi dengan depo.

Proses Pengecekan Depo Masih Tersebar

Dalam aktivitas sehari-hari, EMKL dan forwarder berhadapan dengan banyak informasi yang harus dipastikan sebelum aktivitas container dilanjutkan. Informasi tersebut dapat berkaitan dengan status container, dokumen, jadwal, proses layanan, kebutuhan administrasi, maupun informasi lain yang ditentukan oleh masing-masing depo.

Pada kondisi tertentu, proses konfirmasi masih dilakukan melalui komunikasi langsung dengan pihak depo. Pertanyaan dikirim melalui pesan, dokumen diteruskan melalui email, kemudian informasi tambahan kembali diminta melalui kanal yang berbeda. Pola seperti ini memang dapat berjalan ketika jumlah transaksi masih dapat dikendalikan secara manual, tetapi tantangannya akan semakin terasa ketika jumlah container dan aktivitas meningkat.

Persoalannya bukan berarti komunikasi manual harus dihilangkan seluruhnya. Komunikasi langsung tetap dibutuhkan untuk berbagai situasi. Namun, informasi yang sifatnya rutin dan dapat disistemkan seharusnya dapat tersedia melalui mekanisme digital yang lebih terstruktur.

Dengan begitu, komunikasi dapat digunakan untuk menyelesaikan persoalan yang memang membutuhkan komunikasi, bukan untuk mengulang proses pengecekan informasi yang seharusnya dapat dilakukan secara mandiri melalui sistem.

---

Informasi Apa Saja yang Dibutuhkan EMKL dan Forwarder?

Kebutuhan informasi setiap perusahaan tentu berbeda. Namun, dalam aktivitas yang berkaitan dengan depo container, terdapat berbagai informasi yang secara umum perlu dipastikan sebelum proses dapat dilanjutkan. Status container menjadi salah satu informasi penting karena menentukan bagaimana aktivitas berikutnya harus dilakukan.

Selain status container, pengguna layanan juga dapat membutuhkan informasi terkait dokumen, booking, jadwal, proses pengambilan, informasi layanan, maupun histori aktivitas tertentu. Ketika informasi tersebut dapat diperoleh secara cepat dan terstruktur, pekerjaan administratif menjadi lebih mudah dikendalikan.

Sebaliknya, ketika informasi tersebar di berbagai kanal, pengguna harus menghabiskan waktu untuk mencari kembali percakapan, membuka email, memastikan dokumen yang digunakan merupakan versi terbaru, atau melakukan konfirmasi ulang kepada pihak terkait.

Semakin banyak container yang ditangani, semakin besar pula konsekuensi dari proses tersebut. Waktu yang terpakai untuk melakukan pengecekan satu per satu dapat terakumulasi menjadi beban operasional yang cukup besar.

---

Ketika Informasi Tersebar di Banyak Kanal

WhatsApp, email, telepon, dan berbagai bentuk komunikasi lainnya bukanlah sesuatu yang salah. Bahkan, kanal-kanal tersebut tetap sangat relevan dalam operasional logistik. Masalah muncul ketika seluruh informasi penting hanya bergantung pada kanal komunikasi tersebut tanpa memiliki sistem yang menjadi pusat referensi.

Bayangkan sebuah tim harus mencari kembali informasi container tertentu dari percakapan yang sudah berlangsung selama beberapa hari. Setelah menemukan informasinya, tim kemudian harus memastikan apakah informasi tersebut masih berlaku atau sudah ada pembaruan. Jika ada dokumen yang berubah, proses pencarian kembali harus dilakukan.

Situasi seperti ini tidak selalu terlihat sebagai masalah besar ketika hanya terjadi satu atau dua kali. Tetapi apabila terjadi berkali-kali dalam satu hari dan melibatkan banyak container, proses tersebut dapat menghabiskan waktu yang sebenarnya dapat digunakan untuk aktivitas lain.

Di sinilah perbedaan antara komunikasi digital dan sistem digital menjadi penting. WhatsApp dan email mendigitalisasi komunikasi, sedangkan sistem yang terstruktur dapat membantu mendigitalisasi proses.

---

Dampaknya Tidak Hanya pada Administrasi

Ketika proses pengecekan informasi membutuhkan waktu lebih lama, dampaknya tidak selalu berhenti pada pekerjaan administratif. Informasi yang terlambat dapat memengaruhi koordinasi dengan trucking, customer, depo, maupun pihak lain yang terlibat dalam proses tersebut.

Dalam rantai logistik, satu aktivitas biasanya memiliki hubungan dengan aktivitas lainnya. Ketika informasi belum tersedia atau masih menunggu konfirmasi, proses berikutnya juga berpotensi ikut tertunda.

Karena itu, digitalisasi informasi depo seharusnya dilihat sebagai bagian dari upaya meningkatkan efisiensi rantai proses, bukan hanya sebagai cara untuk mengurangi penggunaan dokumen fisik.

Semakin cepat pihak yang berwenang mendapatkan informasi yang dibutuhkan, semakin cepat pula mereka dapat mengambil keputusan dan mengatur aktivitas berikutnya.

---

Digitalisasi Proses Depo Bukan Sekadar Mengganti Kertas

Digitalisasi sering kali dipahami secara sederhana sebagai perubahan dari dokumen fisik menjadi dokumen digital. Padahal, transformasi digital memiliki ruang lingkup yang jauh lebih luas.

Jika sebuah dokumen hanya dipindahkan dari kertas menjadi file PDF, proses pencarian dan konfirmasinya belum tentu menjadi lebih efisien. Digitalisasi yang memberikan dampak nyata harus mampu membuat informasi lebih mudah ditemukan, lebih terstruktur, lebih mudah ditelusuri, dan dapat diakses oleh pihak yang memang memiliki kewenangan.

Dalam konteks layanan depo, hal tersebut berarti pengguna tidak hanya membutuhkan dokumen digital. Mereka membutuhkan pengalaman digital yang memungkinkan proses pengecekan, booking, tracking, dan akses informasi dilakukan secara lebih terstruktur.

Dengan pendekatan tersebut, digitalisasi bukan sekadar paperless, tetapi menjadi process improvement.

---

Mengapa Dibutuhkan Satu Sumber Informasi?

Salah satu prinsip penting dalam digitalisasi proses adalah memiliki sumber informasi yang jelas. Ketika sebuah informasi dapat ditemukan melalui sistem yang menjadi referensi utama, risiko terjadinya perbedaan informasi dapat dikurangi.

Bagi EMKL dan forwarder, konsep ini dapat memberikan manfaat besar. Mereka tidak harus selalu mencari informasi dari berbagai percakapan atau meminta konfirmasi berulang kali untuk hal-hal yang sebenarnya sudah tersedia dalam sistem.

Satu sumber informasi juga membantu proses pelacakan. Ketika sebuah aktivitas perlu diperiksa kembali, histori informasi dapat menjadi referensi yang lebih terstruktur dibandingkan mencari percakapan lama.

Namun, konsep satu sumber informasi tentu membutuhkan integrasi yang baik. Sistem pengguna dan sistem depo harus mampu berkomunikasi sehingga informasi yang ditampilkan tidak berdiri sendiri.

---

Peran Platform Terintegrasi dalam Ekosistem Depo

Platform digital dapat menjadi penghubung antara pengguna layanan dan depo. Bagi EMKL, forwarder, consignee, maupun shipper, platform tersebut dapat menjadi pintu masuk untuk mengakses layanan dan informasi yang berkaitan dengan aktivitas mereka di depo.

Di sisi lain, depo tetap membutuhkan sistem operasional internal untuk mengelola proses yang berlangsung di lapangan. Karena itu, platform pengguna dan sistem operasional depo idealnya tidak berjalan sebagai dua sistem yang sepenuhnya terpisah.

Keduanya dapat dihubungkan melalui integrasi sehingga informasi yang dibutuhkan pengguna dapat berasal dari proses operasional yang memang berlangsung di depo.

Model seperti inilah yang kemudian membuka peluang bagi terciptanya ekosistem digital yang lebih terhubung.

Pengguna tidak hanya mendapatkan website untuk melihat informasi. Mereka mendapatkan akses ke layanan digital yang memiliki hubungan dengan proses operasional depo.

---

Menuju Ekosistem Digital yang Lebih Terhubung

Transformasi digital dalam industri logistik tidak dapat hanya dilakukan oleh satu pihak. Depo membutuhkan sistem yang mampu mendukung operasional internal, sementara pengguna layanan membutuhkan akses digital yang dapat membantu mereka berinteraksi dengan proses tersebut.

Di sinilah kolaborasi antara berbagai pihak dalam ekosistem logistik menjadi penting. EMKL, forwarder, consignee, shipper, depo, trucking, dan stakeholder lainnya memiliki kebutuhan yang saling berhubungan.

Bagi ekosistem ALFI/ILFA, digitalisasi dapat menjadi salah satu ruang yang memiliki potensi besar untuk meningkatkan efisiensi anggota. Ketika perusahaan logistik memiliki akses terhadap informasi yang lebih terstruktur, proses koordinasi dengan berbagai pihak juga dapat menjadi lebih mudah.

Platform seperti DepoLOGI dapat menjadi salah satu pendekatan untuk menghubungkan pengguna layanan dengan depo secara digital. Informasi mengenai platform tersebut dapat dilihat melalui DepoLOGI.

Yang lebih penting bukan sekadar menggunakan sebuah platform, tetapi bagaimana platform tersebut dapat terintegrasi dengan proses operasional depo sehingga informasi yang diterima pengguna memiliki hubungan dengan aktivitas aktual di lapangan.

---

Saatnya Melihat Proses Depo dari Sisi Pengguna

Digitalisasi depo tidak seharusnya hanya berbicara mengenai bagaimana depo mengelola operasionalnya sendiri. Ada sisi lain yang sama pentingnya, yaitu bagaimana EMKL, forwarder, consignee, dan shipper berinteraksi dengan depo.

Jika proses internal sudah semakin digital tetapi pengguna masih harus mengandalkan berbagai kanal manual untuk melakukan pengecekan informasi, maka masih terdapat ruang yang dapat diperbaiki.

Ekosistem digital yang ideal adalah ketika proses internal depo dan kebutuhan pengguna dapat saling terhubung. Pengguna mendapatkan informasi yang mereka butuhkan, depo memperoleh data dan aktivitas yang lebih terstruktur, dan kedua pihak memiliki visibilitas yang lebih baik terhadap proses yang sedang berjalan.

Karena itu, pertanyaannya bukan lagi apakah industri logistik membutuhkan digitalisasi.

Pertanyaannya adalah seberapa terhubung digitalisasi tersebut dengan seluruh pihak yang menjalankan prosesnya.

Bagi EMKL, forwarder, consignee, dan shipper, akses terhadap informasi depo yang lebih terstruktur dapat menjadi langkah penting menuju proses logistik yang lebih efisien.

Dan bagi ekosistem industri, inilah waktunya mulai membangun konektivitas digital yang tidak hanya mempercepat pekerjaan, tetapi juga membuat informasi menjadi lebih mudah diakses, ditelusuri, dan digunakan.

Kesimpulan

Proses pengecekan informasi dan dokumen depo merupakan bagian kecil dari rangkaian aktivitas logistik yang memiliki dampak cukup besar terhadap kelancaran operasional. Ketika informasi masih tersebar di berbagai kanal, pengguna dapat membutuhkan waktu lebih lama untuk mencari, mengonfirmasi, dan memastikan informasi yang mereka gunakan.

Kondisi tersebut menunjukkan bahwa digitalisasi depo tidak cukup hanya dilakukan dari sisi internal. Ada kebutuhan untuk menghubungkan sistem operasional depo dengan pihak-pihak yang setiap hari menggunakan layanan depo.

EMKL, forwarder, consignee, dan shipper membutuhkan akses informasi yang lebih terstruktur agar koordinasi dapat dilakukan dengan lebih cepat dan efisien.

Karena itu, membangun platform digital yang menghubungkan pengguna dengan depo dapat menjadi salah satu langkah penting dalam perkembangan ekosistem logistik.

DepoLOGI hadir sebagai salah satu platform yang dapat mengambil peran tersebut dengan menghubungkan pengguna layanan dengan depo secara digital.

Pada akhirnya, digitalisasi bukan hanya tentang mengganti proses manual menjadi online.

Digitalisasi yang sebenarnya adalah ketika informasi, proses, dan pihak-pihak yang terlibat dapat saling terhubung.

About The Author